(La entrevista se realizó vía Skype ya que Olalla se encontraba en Azerbaiyán. Hubo problemas de conexión durante la grabación por lo que el sonido es ininteligible. Por ello, y con mucho esfuerzo, hemos realizado la transcripción de la entrevista. Adjuntamos el vídeo entero como prueba del trabajo realizado,)
En todos los grandes eventos deportivos – contando mundiales, europeos, olímpicos – siempre hay un gabinete organizador desde 4-7 años antes del evento hasta que acaba el mismo, que tiene unas funciones dependiendo de lo grande que sea el evento. La dirección en este caso de los JJOO de Bakú 2015 (Azerbaiyán) la llevamos unas 30 personas, que somos quienes componemos el gabinete. Siempre tratamos de buscar, aunque el idioma de todos los comités organizadores es el inglés, a personas nativas locales para tratar que toda la comunicación del evento vaya bien, así como buscamos personas rusas (mercado importante), turcas y otros grandes mercados que hemos identificado en Europa como Inglaterra, Francia, Alemania, etc. En conclusión, tenemos al menos a una persona de cada uno de estos países para poder llevar a cabo la relación con los medios.
Luego, las notas de prensa que se hacen, son en general para todos los medios y países, aunque si procuramos que estén adaptadas a estos. Hacemos también campañas y eventos, pero realizarlos con todos estos mercados es inviable, no hay recursos para hacerlo. En función del tiempo con el que empieces, en mi caso con un año y medio, se trabaja con una nomenclatura que se llama ‘Games’ en la que contamos con una cuenta atrás en los días que faltan para el evento y cómo lo presentamos, sin entrar en grandes detalles, anuncios o campañas. A partir del ‘Games -200’ se empieza más a entrar en detalle, como las mascotas, los atletas más importantes que participarán, cómo van a ser las medallas y los galardones. Todo esto son cosas que ayudan a dar a conocer el evento y sobre todo de cara a otros países, de conseguir un poco de relevancia y atención mediática. Nosotros contamos siempre con un departamento de marketing que hace campañas, anuncios, etc. y también empieza a partir del ‘Games -100 días’ más o menos para lo mismo, conseguir que el evento sea mediático y llegue a todos tus mercados.
Luego cambia completamente lo que es la comunicación de los Juegos, lo que nosotros llamamos ‘Games Time’ desde 15 días aproximadamente de los Juegos hasta prácticamente una semana después de ellos. Ahí se convierte en una comunicación de dos tipos: una es la que hacemos a toda la prensa acreditada, a la que se le da acceso por supuesto a sets, ruedas de prensa, notas… todo tipo de información actualizada prácticamente al instante mediante internet, teléfonos móviles, accesos a bases de datos, etc. y por otro lado la comunicación que se dedica a todo el mundo, se dice en general cómo van las competiciones, cómo han ido las ceremonias, los medalleros… además de si hay algún problema que te obligue a hacer una rueda de prensa específica para eso. Luego además tenemos siempre un par de personas en el departamento dedicadas a gestión de crisis, porque siempre las hay, y más en eventos deportivos, en los JJOO no iba a ser menos. Siempre es mejor tener previstas unas posibles soluciones de antemano ante lo que pueda pasar.
Hacemos una segmentación por países y por mercados de clientes. Nosotros por ejemplo hacemos una media de unas diez notas de prensa por semana, ahora que quedan todavía 200 días para los Juegos, pero no mandamos todas las notas a todo el mundo. Las distribuimos según las Federaciones, o la prensa más deportiva, si vienen con presupuestos las mandamos a prensa económica, las noticias sobre dónde, cómo y cuándo se realizan los Juegos se mandan a otro tipo de clientes. Es decir, tratamos un poco de diversificar para tener el mayor impacto posible y tratar de ver dónde encaja mejor cada cosa, por eso también trabajamos con algunas agencias internacionales que nos ayudan a determinar esos targets, esos mercados a los que van dirigidas nuestras comunicaciones que nos resultan un poco más difíciles de segmentar. También hay que tener en cuenta el país que es, la diferencia horaria y sobre todo que no se llega igual a según qué prensa, por lo que hay algunas agencias especializadas en el mundo deportivo que nos hacen más fácil este trabajo.